Heb je de opdracht gekregen om het kerstfeest op het werk te organiseren? Wat leuk, maar ook wel wat uitdagend, want hoe begin je er in godsnaam aan? Waar moet je rekening mee houden bij het kerstfeest organiseren op het werk? Hieronder vind je een aantal zaken waar je het best niet te lang mee wacht.

Hoe het kerstfeest organiseren op het werk?

Tip 1 -Begin tijdig aan je uitnodigingen

Begin inderdaad tijdig aan je uitnodigingen en stuur ze ook op tijd uit. Met tijdig bedoelen we minimaal één maand voor het kerstfeest, want kerst is een drukke periode. Nog beter is je uitnodigingen al 4 à 6 weken van tevoren te versturen.

Aan de hand van de uitnodigingen communiceer je luid en duidelijk over de datum van het kerstfeest op het werk. Zorg ervoor dat alle informatie ondubbelzinnig in de uitnodiging staat. Dat betekent dat je duidelijk vertelt wanneer het feest plaatsvindt – datum én tijd – en waar. Let wel: plan het feest niet te dicht bij Kerstmis, want veel collega’s hebben dan al enkele dagen vrij. Bepaal het tijdstip in samenspraak met iedereen en communiceer daar voldoende over zodat iedereen aanwezig kan zijn.

Wat stijl van uitnodigingen betreft kan je kiezen voor uitnodigingen die sterk aansluiten bij je huisstijl. Maar heel leuke over-the-top uitnodigingen zijn ook een optie. Bij extravagante uitnodigingen denken we aan glanzend papier, glitters, veertjes, een kerstman, woordspelingen in tal van sierlijke letters. En waarom niet gepersonaliseerd per gast?

Wees zeker creatief. Schakel bij voorkeur een copywriter in voor pakkende teksten, en een grafisch ontwerper die de uitnodiging voorziet van een mooi design. Die combinatie helpt zeker en vast om iedereen enthousiast te maken voor het kerstfeest.

Tip 2 – Stel een goed team samen

Een kerstfeest organiseren op het werk vereist een goede voorbereiding. Natuurlijk kan je dat niet helemaal alleen, en dat is ook niets om je over te schamen. Aarzel niet om je collega’s om hulp te vragen en kies collega’s waarop je kunt rekenen. Het organiserende team moet vooral goed met elkaar kunnen samenwerken. Elk lid moet niet alleen van aanpakken weten, maar ook goed kunnen communiceren zodat iedereen op de hoogte is van alles. Bedenk op voorhand hoeveel personen je nodig hebt, verdeel de taken en stel een takenlijst op. De bijbehorende deadlines duid je aan in een mooi kleurtje.

Niet geheel onbelangrijk bij het kerstfeest organiseren is de decoratie. De locatie moet in de kerstsfeer worden gebracht en er moet ook passende muziek zijn. Bij decoratie kun je denken aan kerstbomen, kerstverlichting, kerstbeelden, kaarsen en kransen. Vraag je collega’s om hulp en doe dat al weken voordat het kerstfeest gepland staat. Ze kunnen je bijvoorbeeld helpen om alles te versieren, of meubilair te verplaatsen zodat je een gezellige ruimte krijgt.

Tip 3  – Stel een dresscode op

Stel een dresscode op voor het kerstfeest en informeer iedereen daarover. Op die manier hoeft niemand zich ongemakkelijk te voelen op het kerstfeest zelf. De keuze is aan diegenen die het kerstfeest organiseren. Laat je iedereen haar mooiste jurk of zijn chicste kostuum aantrekken? Of houd je het gezellig en doe je alles in pyjama? Het kan altijd nog gekker, laat je collega’s bijvoorbeeld opdraven als kerstman of elfje, of laat ze hun lelijkste kersttrui aandoen, of een van die afschuwelijke onesies in de vorm van een rendier. Plezier gegarandeerd.

Je kan uiteraard ook gewoon gaan voor casual chic, black tie of cocktail, die doen het altijd goed op een kerstfeest. Toch nog deze extra tip: zorg altijd voor een ruimte waar mensen zich kunnen om- en opkleden mochten ze dat willen.

Tip 4 – Bepaal een eenvoudig menu, mét cateraar

Moeilijk, ingewikkeld en duur hoeft niet. Bij het kerstfeest organiseren op het werk gaat het in de eerste plaats om de gezelligheid en niet om het eten zelf. Een kerstfeest is niet geslaagd als er geen goede bar en buffet zijn. Maar begin niet de hele catering helemaal zelf te regelen, dat is géén goed idee volgens ons. De catering regelen kan je echt niet alleen. Trouwens, je wilt toch niet de hele nacht bezig zijn?

Bespaar je al die stress, neem contact op met de plaatselijke cateraar en laat hen het werk doen. Dat is trouwens hun job. Een andere optie? Doe een beroep op een eventmanager die weet welk aanbod er op de markt is, en die jou al het werk én alle stress graag uit handen neemt.

Wees zeker niet te zuinig bij het kerstfeest organiseren! Zorg ervoor dat je genoeg eten bestelt, vooral als iedereen alcohol drinkt. En voorzie ook voldoende bier, wijn en optionele shots. Zorg er wel voor dat je aanbod van drank voor iedereen oké is. Laat je cateraar of collega’s ook voldoende niet-alcoholische alternatieven voorzien.

Tip 5 – Zorg voor een muziekplaylist

Laat iedereen zijn favoriete nummers toevoegen aan een playlist. Geef kerstmuziek een plaats, maar voeg daar veel leuke deuntjes aan toe. Kerstfeest is tenslotte een feest en dus aanleiding om de beentjes te strekken. Zorg zeker voor een ruime dansvloer! Ook een goede DJ is een must. Er is altijd wel een vriend, collega of familielid die graag wil draaien tijdens het kerstfeest op jouw werk. Maar zorg ervoor dat hij van wanten weet. Heb je een te laag budget voor een echte DJ, dan kan je misschien een deal sluiten en je DJ iets in natura aanbieden?

Extra tip: misschien is het een leuk idee om een karaokebar te installeren?

Tip 6  – Secret Santa voor de cadeautjes

Bij een Secret Santa trek je de naam van een van de gasten en voor die persoon koop je dan een cadeautje. Wie voor wie een pakje koopt, blijft tot het feest zelf een geheim. Zorg ervoor dat je op voorhand een bedrag vastlegt, en communiceer daar ook heel duidelijk over. Op die manier krijgt iedereen een pakje van dezelfde waarde. Leuk, spannend én gezellig! En altijd een leuk extraatje.

Weet je wat ook leuk is? Dat je zorgt voor een goede, onvergetelijke act die niemand verwacht. Is er een lokale artiest die populair is binnen het bedrijf? Aarzel niet om die te boeken. Iedereen zal in de wolken zijn en dat helpt echt om het feest op gang te krijgen.

Voorzie een fotowall of fotohoek voor de herinneringen. Dek een deel van je muur af met schreeuwerig inpakpapier en veel kerstversiering, zet een camera op een tripod en laat iedereen maar poseren. Leuke herinneringen worden meteen op beeld vastgelegd. Je kan ook wat wegwerpcamera’s verspreiden, daar komen ook altijd memorabele foto’s uit voort. Natuurlijk kan je ook een professionele fotograaf inhuren om leuke foto’s te maken van het kerstfeest op je werk. Kwestie van toch een paar goede foto’s te hebben.

Genoeg tips over kerstfeest organiseren op het werk?

Of wil je nog meer tips? Neem dan zeker contact met me op. Ik heb er nog wel een paar. Zoek je trouwens een eventmanager die je kan helpen bij het kerstfeest organiseren? Dan kan je zeker bij me terecht. Als ervaren eventmanager wil ik maar één ding: jouw kerstfeest tot de allerbeste in jaren maken.