20 JAAR ERVARING IN HORECA,
EVENTS & ONLINE MARKETING

Een event organiseren is tijdrovend omdat er zo enorm veel bij komt kijken. Net zoals bij online marketing is het vaak de secretaresse die de opdracht krijgt het personeels- of nieuwjaarsfeest, de zomerborrel, teamactiviteit, sportdag … te organiseren. Ze “mag” het er allemaal bijnemen, ze zal het wel “allemaal regelen en klaarspelen”. Ook al moet ze dat alles letterlijk tussen de soep en de patatten doen, omwille van tijdsgebrek. Waarom dat geen goed idee is, leggen we je graag uit. We lichten alvast deze tip van de sluier: je schakelt veel beter van in het begin een freelance eventcoördinator in die van wanten weet. Die over een netwerk beschikt die alles van a tot z organiseert en regelt.

Een event organiseren is tijdrovend

Een event organiseren vreet niet alleen tijd, het is ook zeer stresserend. Er komt immers een veelvoud van todo’s op je af, honderden details die je moet bekijken, coördineren, in het oog houden en opvolgen. We denken aan:

  • locatie zoeken en aankleden
  • formule in elkaar steken: de hele dag of alleen ‘s middags?
  • geschikte cateraar of totaalaanbieder zoeken
  • offertes vergelijken
  • drukwerk regelen
  • uitnodigingen versturen
  • …..

En dat is maar een beperkte greep uit de vele taken en opdrachten. Stel dat dit alles in handen komt van de secretaresse of van een junior medewerker op de HR-afdeling. Die weten hier zeer weinig van af en moeten dus alles van nul beginnen uitzoeken. Locaties en traiteurs selecteren, prijzen, offertes en aanbod vergelijken. En daarbij gaan ze helaas uiterst inefficiënt te werk, juist omdat ze zo weinig van events weten.

Het gevaar is reëel dat je op een bepaald moment te maken krijgt met een overgestresseerde werknemer die het allemaal niet meer ziet zitten. Dan moet je op het laatste moment nog een beroep doen op een totaalorganisator die stukken van mensen vraagt, omdat de nood op dat moment echt hoog is. Duidelijk géén goed idee.

Een event organiseren is tijdrovend, schakel een eventcoördinator in

Goede optie: schakel een freelance eventmanager in van bij de start

En doe dat niet alleen omdat een event organiseren tijdrovend is. Maar zeker ook omdat een ervaren en deskundige freelance eventmanager de wereld van de events van binnen en van buiten kent. Hij heeft een heel netwerk, weet dus welke partijen hij moet aanspreken voor het regelen van eten, drank, dans, muziek, locatie en beschikt over de nodige kennis en ervaring. Dat alles zorgt ervoor dat hij zijn werk efficiënt, met kennis van zaken en tot in de puntjes uitvoert.

Heb je een event in het verschiet?

Neem dan contact op met mij, Bart van de Cloot, een deskundige freelance eventmanager die kan terugblikken op 20 jaar ervaring, zowel in de horeca als op het vlak van communicatie. Mijn netwerk in de wereld van de events is groot. Ik maak er een punt van enkel en alleen samen te werken met derde partijen die ik ken, en waarvan ik weet dat ze uitsluitend topwerk verzetten.

Je beseft dat een event organiseren vooral tijdrovend is? Bespaar je veel tijd, stress en moeite en neem contact met me op. Een eerste gesprek is trouwens altijd vrijblijvend, no strings attached. Je steekt er in ieder geval al veel van op.