Waarom een projectmanager inhuren voor je event?

Een projectmanager inhuren voor een event levert alleen maar voordelen op. In deze blog lees je welke dat zijn. Je krijgt meteen het grootste voordeel doorgespeeld. Als je een beroep doet op een projectmanager zal je niet de fouten maken die werkelijk iedereen maakt bij het organiseren van een event voor de eerste keer. En alleen al daarom win je veel tijd en geld. Maar er is uiteraard meer.

“Een projectmanager inhuren voor een event? Toch niet nodig?”

Ik deel graag een recente ervaring met jullie om duidelijk te maken waarom het een goed idee is om een projectmanager in te huren voor een event. Vorige week werd ik ingeschakeld op een infodag van een sociale organisatie, als chef moest ik er de receptie verzorgen voor de genodigden. De organisator had ons gevraagd om zeker twee uur op voorhand klaar te zijn met de opstelling en stand-by te staan met eten en drinken. We moesten de bezoekers meteen na de uiteenzettingen iets te eten en te drinken aanbieden. Deden we dat niet, dan vreesde de organisatie dat veel mensen direct naar huis zouden gaan. Het was immers zaterdagnamiddag.

Voor ons team was dat uiteraard geen probleem. We zijn twee uur vroeger begonnen. Op het gevraagde tijdstip waren we klaar met de opbouw, de glazen en plateaus stonden klaar op de bar, het eten was warm, de hapjes waren al gedeeltelijk gedresseerd. Helaas vielen al onze inspanningen in het water. De persoon die het schema in de gaten moest houden had in de week die aan de receptie voorafging geen tijd gehad, en regelde dan maar alles op de dag zelf. Zonder afspraken te maken met de sprekers is het natuurlijk moeilijk om alles in goede banen te leiden. De baas en andere mensen uit de organisatie waren de sprekers, en ook dat zorgde ervoor dat de organisatie moeilijk in de hand te houden was.

“Oeps, ik had geen tijd alles ten gronde voor te bereiden”

Dat deze persoon zich niet voldoende had voorbereid, had niet zo’n fraaie gevolgen. Een projectmanager inhuren voor het event had sowieso betere resultaten opgeleverd. Ik som even op wat er allemaal fout liep.

• Het tijdschema liep volledig in het honderd. Eigenlijk klopt deze uitspraak niet voor honderd procent, want er was gewoon geen schema. Het richtuur dat was doorgegeven aan de catering was niet gecommuniceerd met de sprekers. Zij hadden dus geen idee van de timing en wisten niet dat hun uiteenzetting slechts een beperkte tijd mocht duren.
• Tien mensen van de catering moesten twee uur staan wachten tot de sprekers hun zegje hadden gedaan. Weet je wat het financiële prijskaartje hiervan is? Twintig uur extra loonkosten.
• Toen het uur van de receptie voorbij was, bleven de mensen nog wat hangen. Alles was toen al zo uitgelopen dat ze dachten: “We blijven nog maar even”. De persoon die alles moest regelen kwam vragen of we nog een uur langer konden blijven om de mensen van eten en drinken te voorzien. We zijn dus nog een uur langer aan de slag gebleven. Dat werd dan meteen dertig uur extra loonkost voor dit ene event. Tel het verlies maar na. Voor die kost kan je gemakkelijk een projectmanager inhuren voor het event.

Hoe vermijd je zulke geldverslindende toestanden?

30 uur extra loonkosten betalen? Gewoon omdat je geen tijd hebt gehad om het event goed voor te bereiden? Dat is toch wel heel veel. Gelukkig ligt de oplossing voor de hand.

• Huur een projectmanager in die de hele timing op voorhand vastlegt en die communiceert naar de verschillende deelnemers en sprekers. Zo houd je de timing veel beter in de hand.
• Bekijk en bespreek op voorhand de timing en de uren van de catering zodat de mensen niet het gevoel hebben dat ze na een uur al naar huis moeten. Is dat wel de bedoeling, zorg er dan voor dat je dat duidelijk communiceert aan iedereen. Zo vermijd je onaangename situaties.
• Bekijk het assortiment goed op voorhand en zorg ervoor dat je dit hebt aangepast aan het publiek en het tijdstip van de dag.

Samengevat

Zoals ik hierboven al zei, is het soms beter een projectmanager in te huren voor een event. Ik zou het woord ‘soms’ zelfs veranderen in ‘vaak’. Dikwijls kom je er uiteindelijk zelfs goedkoper vanaf, omdat de projectmanager problemen vermijdt door op voorhand goed te communiceren. En dan hoef je ook niet veel geld te betalen om alles op de dag zelf opgelost te krijgen.

Op zoek naar een efficiënte projectmanager events die van aanpakken weet? Dan zit je goed bij Bart Van de Cloot. Ervaren, betaalbaar en efficiënt. Neem gerust contact op met Bart Van de Cloot.